スケジューリングするには優先度の設定が重要!

スケジューリングをする際に考えなくてはならない、最も重要なことは優先度の設定です。
ところが、実際にスケジューリングしているという人に話を聞くと、優先度を考えていないどころか、手帳やグーグルカレンダーに期日を入れているだけの方がとても多くて驚きます。
その結果、とにかく目の前のことから処理していきところどころ期日を過ぎたり、期日近くになって慌てて処理をすることを繰り返していたり、と自転車操業のような状態に陥っているのです。。。

スケジューリングとは優先度を考えながら、期日に間に合うように工数をはめていくこと

期日の管理だけでは、スケジュール管理としては今ひとつ、ということは、あなたも感じることだと思います。
ではどうするべきか?というと、あなたの予定表に“いつ”、“何を”、“どのくらい”するのか、を書き込む必要があります。
その際に、業務に優先度をつけて考えていかなければ、重要ではない業務、納期に余裕がある業務なども関係なく、端から手を付けていき、結果、重要な業務が期日間近に終わっていない、ということが起きてしまいます。

優先度を考えるための3つの構成要素

優先度を考える際には、

  • 納期
  • 重要度
  • 工数

から判断します。

納期は、いつまでに終わらせる必要があるのか?ということになりますので、近いものほど優先度は高くなります。

重要度は、人によって、会社によって、あるいはTPOによって異なります。
絶対にやらなければいけないことは重要度が高く、やってもやらなくてもどちらでもいいものは重要度が低くなるイメージです。
考え方の例としては、プロジェクトのメインタスクか否か、後工程への影響度、売上への影響度、依頼者の地位、等々によって判断していくこととなります。

工数は、その業務を行うのに、何日、何時間必要なのか自身で見積もります。
業務を細かく分解(すべてのタスクが作業・行動ベースまで分解されるようにするのがコツ)し、細かく分解した業務それぞれに工数を見積もると、見積もりの精度が高くなります。

納期が短く、重要度が高く、工数が多いものが最も優先度が高く、優先的に工数を確保する対象となります。
ただし、工数の短いもの(他の業務が数日に対し2~3時間で終わるようなものなど)は重要度が低くても優先度を上げて、先に処理することを推奨します。
すぐに完了するものは早く終わらせておくことで、重要な業務に集中できる環境が作れます。

なお、後工程で業者や他部署が関係する場合も自身の担当分は優先度を上げて対応することを心がけてください。
出来る限り、業者、他部署に余裕を持ってもらえるようにしましょう。

優先度を踏まえたスケジューリング手順

スケジューリングの手順は以下のようになります。

  1. 業務を作業・行動ベースまで細分化し、それぞれの工数を見積もる
  2. 細分化した業務に期日設定をする
  3. 細分化した業務に優先度をつける
  4. 自身のスケジュール(手帳やカレンダーアプリ)に優先度の高い順に細分化した業務の工数を入れる

スケジューリングの際には、1日に使える工数を6時間程度で考えるようにしましょう。
日々の雑務や突発的なことへの対処のためです。
6時間程度で考えておくと、実績として1日の業務が8時間程度になると思います。

また、工数見積もりは、きちんと実績と見返して、見積もり通りいったのか?見積もり通りいかなかったのか?その理由は何なのか?を検証してください。
そうすることで、工数見積もりの精度が上がり、の納期に間に合わないことが少なくなっていきます。

 

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