ルーチンワークを効率化する3つの方法

どんな職種の人でも多かれ少なかれルーチンワーク(日々繰り返し発生する同じ業務)があると思います。

このルーチンワーク、意外と適当に対応していませんか?

ルーチンワークは、職種によって内容や業務全体にしめる割合は異なります。
管理系や作業系職種の方は割合が高く、企画系やエンジニア系の方は比較的割合が低いかと思います。

特に自分はルーチンワークが少ないと思っている方は、一度、一日の業務時間の中で、ルーチンワークに何時間割いているかを計ってみてください。
メールチェック、データ入力、日報/週報、タスクリスト作成、朝礼・夕礼、定例会議、少ない人でも、日に1~2時間程度はルーチンワークに使っていると思います。

多くの方が自分のメイン業務は効率化を考えるのに、ルーチンワークにはまったく手を入れていません。
毎日1時間でも月にすると20時間以上。
1割削減できれば2時間、2割なら4時間削減です。
毎日2時間、3時間と多くの時間を割いているなら、バカになりませんよね。

ルーチンワークを効率化する3つの方法

ルーチンワークを効率化するには、1にも2にも無駄を無くすことです。
何が無駄かというと、“同じことを繰り返す”、“毎回考えながら行う”などです。
それらを防ぐには3つの方法が有効的です。

  1. 標準化/マニュアル化する
  2. テンプレート化する
  3. 定刻化する

標準化/マニュアル化

コールセンターや接客業でよく実施していますが、繰り返し発生することを標準化/マニュアル化すると、誰が行っても、毎回同じ品質で、ミスなく処理することが可能となります。
自分自身だけで行う業務でも、標準化/マニュアル化することで、考える時間を最小限にし、すぐ処理が行えるうえ、マニュアルに沿って処理すれば抜け漏れもなくなるため非常に有効です。

これを行うには、対象業務の目的とプロセス(工程)をしっかり理解している必要があります。
具体的な手順は以下の流れです。

  • 対象業務の目的を理解し、
  • 目的達成に必要な項目をピックアップ
  • その項目をどの順番で、どう処理するのかを図と文章でまとめる

うまく標準化/マニュアル化ができない場合、あなたの業務に対する理解度が低い可能性が高いです。
日頃、なんとなく処理してしまっていると、本質を理解しておらずプロセスを出せないのです(そんな方は抜け漏れ、ミスが多いと思います)。

テンプレート化

日報、週報、タスクリスト、ToDoリスト、議事録、場合によっては、レポートやメール文章まで、日頃、文章やデータでまとめることが多い業務はテンプレート化しましょう。

毎日なれていることでも、テンプレートなしで毎回考えていると、意外と時間を費やしています。
テンプレートにしてしまえば、記入する項目をいちいち考えずにすぐに記入できますし、必要なデータなども考えずにすぐに入手できます。
また、テンプレートにしてしまえば、チェエクリストとしての役割も持たせられるので、抜け漏れがなくなります。
データ処理系であれば毎回同じ処理をすることで数値の変化も簡単に比べられるようになります。

定刻化

これは、特定の業務(作業)を決まった日時にしか対応しないことです。

具体的には、メールや電話を何時から何時まで行うと決めて、それ以外の時間は対応しないようにします。

特にメールなどは、メールが来るたびにメールソフト開いて、またもとの作業に戻るを繰り返している方が非常に多く、非効率的です。

あまり意識したことがないかもしれませんが、読むだけで返事はあとにし、結果的に同じメールを何度も読んでいませんか?
作業に戻る際にも、“どこまでやったっけ?”と考え直していませんか?

その時間は無駄な時間です。

メール処理などは時間を固定化することで、同じメールを何度も読む時間が削減できます。
もちろん、クレーム処理の担当者など、顧客に対し即レスポンスが必要な職種の方は採用できないと思いますが、ほとんどの方は1日1回、多くても3回程度で固定化しても支障は出ないはずです。

職種によって様々な業務を定刻化できると思います。
無駄を減らすには非常に有効な手法ですので、自身の業務で定刻化できることを考えてみてください。

 

今回、紹介した方法以外にも、“無駄を無くす”“簡略化する”、といった観点であなたのルーチンワークを見直してみてください。
きっと、効率化する方法を見つけられるはずです。

また、標準やマニュアル、テンプレートは定期的に見直して”今のあなたにベスト”な状態を保ってください。
古いまま使用していると、非効率的になっていたり、抜け漏れ、ミスの発生源となっていたりします。
あくまでも効率的に処理をし、生産性を向上させるためのものなので、まめにアップデートしていきましょう。

 

若手ビジネスマンに必要なビジネススキルが今なら無料で学べる!!

SNSでもご購読できます。