抜け漏れの少ない人はメモの取り方がうまい!

あなたはメモの取り方がうまいですか?

打ち合わせやアイデア出しなど、あらゆる場面で必要なメモ取り。
意外と意識していない人が大半ですが、やはり仕事のできる人はメモの取り方がうまいものです。
抜け漏れの多い人は、そもそもメモを取らなかったり、メモっている情報量が少なかったり、メモするポイントがズレていたり・・・。
結果、凡ミス、ケアレスミス、日時を忘れる、忘れ物をする、などなど、くだらないミスを繰り返します。

取り方が下手なメモが起こす弊害

以前、私が会社勤めをしていたころ、A君という部下がいました。
彼は、

  • 指示したことができていない
  • 書いた議事録の内容が抜け漏れだらけ
  • ユーザー訪問に行っても聞き忘れる、聞いた内容も忘れる

という散々たる状況でほとほと困っていました。
一生懸命メモは取っていたので、スケジュールやToDoリストへの落とし込みに問題あるのかと思ったのですが、よくよく原因を調べてみるとそもそもメモがまともに取れていない!!

具体的には以下のような状態でした。

  • 情報量が圧倒的に少ない(私が取る場合の半分以下)
  • 単語や文章が書き殴られており、重要事項、宿題などの見分けがつきにくい
  • そもそも字が汚くて読めない(本人に確認しても本人ですら読めない)

そこでメモの取り方から指導したところ、劇的に抜け漏れ忘れが減りました。

人は忘れる生き物である

人は覚えたことの80%を翌日には忘れてしまいます。
ですので、大事なことはメモしておくことが肝心です。
その場で理解できているのでメモしないや覚えたからメモしない、などできた“つもり”でメモを怠ると、あとで必ず抜け漏れを起こします(そもそもメモしないなど言語道断ですね)。

メモの取り方のコツ

メモの取り方にはコツがあります。
メモの種類(メモを取る目的)ごとに説明します。

メモの種類は大きく分けて3つです。

  1. 知らなかったことをメモする
  2.  備忘録としてメモする
  3. 重要事項をメモする

知らなかったことをメモする

知らなかったことをメモする場合、自分の知らない言葉をあとで調べられるようにメモすればよいので、必要なのは基本的に単語です。
ただし、どういった使い方をされたのかが分かるようにメモしてください。
なお、その場で聞けるのであればなるべく聞いてしまいましょう。
外来語などの場合、ネットで調べた意味と、使った本人とで微妙にニュアンスが異なることもあります。
“聞くは一時の恥聞かぬは一生の恥“です。

備忘録としてメモする

アイデアを考えている際などは備忘録としてメモすることが多くなると思います。
この場合、取り方よりも常にメモを携行していることの方が重要と思います。
ふと思いついたことは、すぐに忘れてしまいます。
いつ思いついてもすぐにメモを取れるようにしておきましょう。
ちなみ私は出勤途中、出先では携帯電話から自分で自分にメールをしていました。
確実に持ち歩いているうえ、メールソフトを開くとすぐに目に入るのでお薦めです。

重要事項をメモする

シチュエーションにもよりますが、単語ではなく、要約してメモを取ることが必要になってきます。
単語でメモを取ると、あとで見てもいまひとつ内容を思い出せないので、主語、動詞が入った文章にしましょう。
メモの情報量が少なすぎる人は、キーワド(単語)ばかりのメモになっており、具体的な内容が分からなくなっている方が多いです。

要約するコツは、“誰が”、“いつ(までに)”、“何をする”のかを絞ってメモすることです。
経緯、背景、理由が必要な場合は補足で別文章にします。

なお、メモする際に最も大事なことは、あとで見返した時にすぐに何のことなのかが分かるということです。
その場で議論/会話の内容をすべてメモする必要はありません。
むしろ、内容が分かる範囲でできるだけ簡潔に、重複した内容は書かないことを心がけてください。

また、メモ用紙やノートは内容、議題が変わるたびに新たなページを使いましょう。
節約のため連続して記入すると、あとで見返した際に堺が分かりづらく、無駄な時間が発生します。

記号を使って分かりやすく!

1,2,3共通ですが、記号や線をうまく利用してひと目でポイントが分かるようにしましょう。
記号や線の使い方は自身でルールを決めてしまえばOKです。

例えば、自分が対応することは“◎”、決定事項は“☆”、いつまでに(納期)は“→”、など自分でルール化して毎回同じ意味で使うと便利で分かりやすくなります。
今回は説明しませんが、アイデア出しなどではマインドマップのように書くのもお薦めです。

メモはあくまでも自分のために取るものなので、誰が見ても分かるようにする必要はありません。
ただし、自分で見返す際には、ぱっと見て、間違いなく内容を理解できるように心がけて作成しましょう。

また、メモした内容は出来る限り早く、ToDoリストや自身のスケジュールに落とし込み抜け漏れしないようにしてください。
スケジュール化の必要ない重要事項も、ノート、ワード、エクセル等に項目ごとに清書していつでも確認できるようにしておくと、後々便利です。

 

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