無駄を無くす!というビジネススキルを身に付け生産性向上!

“ワークライフバランス”、“過労死”、“プレミアムフライデー導入”、などなど、、、
近年、こういったテーマがマスコミでも多く取り上げられ、ビジネスマンとしては残業しづらい世の中になってきました。
そうは言っても、業務量が減るわけでは当然なく、上司からは“生産性向上”して(業務を終わらせて)定時に帰れ!と言われるだけ。。。

そこで今回は、生産性向上についてお伝えします。

生産性向上するには?

生産性向上とは、同じ時間内での成果をより多くすること。
具体的に言うと、

1時間かかっていた業務を30分でこなすようなことです。
(1時間で2倍の業務量をこなすとも言い替えられますね)

ではどうすれば生産性が上がるのか?というと、方法は2つ。

  1.  作業スピードを早くする
  2.  無駄を無くす

1の作業スピードを早くするは、思考術、PCスキル等、いろいろあり効果も絶大ですが、それなりに訓練が必要です。
今回は即効性がある2の無駄を無くすについて、詳細をお伝えします。

ビジネススキルとしての“無駄を無くす”

無駄を無くすことがビジネススキル?と思われるかもしれませんが、立派なビジネススキルです。
知っているか知らないか、意識しているか意識していないか、それだけで大きく変わるので、これから伝えることをぜひ意識して業務にあたってください。

無駄を無くす4つのポイント

  1. 無駄のないメール処理
  2. 簡潔な報連相
  3. 簡潔な会議
  4. 効率よく業務をこなすためのスケジューリング

メール処理は時間を決めて無駄を無くす!

あなたは1日に何時間メール処理をしているでしょうか?
計ったことのある方は少ないでしょうが、2~3時間使っている方はザラにいます。
デスクトップに通知が来るたびにメールを確認、またもとの作業に戻る、といったことを繰り返していませんか?

メール処理の無駄を無くすコツは、見る時間を決めることと二度見をしないことです。

見る回数は、1日1回が理想ですが、難しければ朝、昼、夕の3回程度から始めてください。
返信が必要なメールにはその場で返信、作業等発生時はスケジュールに落とし込みをしましょう。
決して、同じメールを2度も3度も見てから返信などしないようにしてください。
無意識的に2度見、3度見している方はかなり多いです。
逆の言い方をすると、“返信する時間がない時にメールをみるな!“ということです。

見る回数を減らすのと2度見をしなくするだけで、1時間以上の業務時間を節約できるはずです。

報連相と会議は簡潔さを意識して無駄を無くす!

どちらもポイントは2つ。
説明用資料に時間をかけすぎないことと、説明時には目的をはっきりと伝え、明瞭簡潔に説明を行うことです。

資料を作る際には以下を注意して作成しましょう。

  • 目的を明確にする
  • 図/表を使って見やすく、分かりやすくする
  • 漏れもダブリもない(例外:プレゼンテーションで強調したい部分はあえて繰り返すこともある)
  • 文章は簡潔で分かりやすくする
  • 1ページに詰め込みすぎないこと(報告書/レポートの場合は除く)。特にプレゼンテーション等でプロジェクタを使用する場合は投影して見やすいように意識すること

また、会議を開く際には、事前にアジェンダ(会議における検討事項)を配り、会議の目的を明確にしておきましょう。
そうすることで、参加者は事前に内容を想定し、自身の考えをまとめてきてくれるため、スムーズに会議を進行できます。
なお、参加者は無駄に広げすぎずに必要十分と言える最小人数にしましょう。
(あまり関係ない方でも念のためとの気持ちで参加依頼してしまいがちですが、相手の時間を奪う=損害を与えるとの認識を持ちましょう)

報連相の際には、
結論→理由→経過→所見・感想の順番で報告することを意識しましょう。
理由以降は相手から不要と言われれば適宜、省略して構いません。
なお、報連相については、以前のブログで正しいやり方を細かくお伝えしているので、こちらを参考にしてください。

スケジューリングしてから動く癖をつけることで無駄を無くす!

新たな業務が発生した際には、以下の手順でスケジューリングしましょう。

  1. 正しいゴールを設定する(本質を見定めた目的を把握する)
  2. 業務を細分化する
  3. 細分化した業務に優先度をつける
  4. 優先度の高いものからスケジュールに入れていく

注意:重要度が低くても、即、対応できることはその場ですぐにやり、持ち越さないようにしましょう

最初に時間が必要にはなりますが、業務発生時に必要な事項をピックアップして予定化することで、手戻りが少なくなり、効率的に業務にあたることができるようになります。

優先度を踏まえたスケジューリングの方法は、以前の記事でお伝えしているので、こちらも参考にしてください。

まとめ

本日ご紹介した改善策は、難しいものは1つも無かったと思います。
今までは知らなかった、言われてみればそうだな、といった内容と思います。
しっかり意識して実行すれば、今日から効果が現れます。
無駄を省き、増えた時間でさらに業務を進めることで生産性向上を図ることができます。
決められた時間で成果を出し、ワークライフバランスに取り組みましょう。

 

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